Mieke Bergkamp is projectleider democratische wijkbegroting Schalkwijk aan Zet bij Gemeente Haarlem en geeft je in een interview veel nuttige tips uit de praktijk.
Hoe hebben jullie ervoor gezorgd dat zoveel inwoners meededen?
‘De kloof tussen inwoners en gemeente is groot. De belangrijkste voorwaarde is dan ook dat het ‘maatschappelijk middenveld’ meedoet. Dan gaat het om de zogenaamde zelforganisaties in een wijk (denk aan Marokkaanse moeders, buurtouders, Somalisch Centrum), de wijkraden, de jongerencentra en sportclubs en dergelijke. Hierdoor hebben we een grote diversiteit aan achtergronden mee kunnen nemen in zowel het indienen van de plannen als het stemmen.’
Wat is het geheim achter het succes van Schalkwijk aan Zet?
‘Het is een combinatie van zaken. Het gaat om het opbouwen van een netwerk in de wijk. Je werkt samen met de wijkraden voor, tijdens en na het traject. We organiseerden spreekuren voor mensen die wel goede ideeën hebben, maar door allerlei redenen niet van hun idee een (uitvoerbaar) plan kunnen maken.
Zorg voor een flexibel en enthousiast haalbaarheidsteam, dat tijdens de checkfase voldoende beschikbaar is. Je kunt niet zonder effectieve communicatie. En natuurlijk een gebruiksvriendelijk en aantrekkelijk digitaal platform.’
Wat waren de lessen die jullie hebben geleerd tijdens de eerste ronde? Hoe is daar anders mee omgegaan in de tweede ronde?
‘We hebben het thema Veiliger laten vervallen. We vinden dat dat niet onder een wijkbudget hoort.
Spelregels
Plannen voor onderhoud aan of realisatie van particuliere eigendommen worden uitgesloten van Schalkwijk aan Zet, tenzij ze een duidelijk openbaar doel dienen. We nemen dit op in de spelregels.
Als er in de indieningsfase plannen voor het vergroten van de (verkeers)veiligheid op de website worden geplaatst, zetten we die in overleg met de plannenmaker direct door naar de verantwoordelijke gemeentelijke afdeling.
Communicatie
We breiden de spreekuren en plannenworkshops uit, we sluiten aan bij al bestaande spreekuren (van de wijkraden en van de sociaal wijkteams).
We besteden nog meer aandacht aan communicatie voor anderstaligen en jongeren.
We intensiveren de communicatie rond de stemronde.
Het verschil tussen likes en stemmen (en de reden van het liken) moet goed worden uitgelegd. Liken is het ondersteunen van een ingediend plan, en nodig om een plan door te laten gaan naar de haalbaarheidsronde.
De uitleg van de stemprocedure kan nog duidelijker.
Ook het wijzigen van een eenmaal uitgebrachte stem moet nog duidelijker op de website komen te staan.
Planfase
We zetten de werkwijze in de planfase sterker in de verf. We stemmen wekelijks onze bevindingen over ingediende ideeën af met het gebiedsteam. Als we kansen zien om plannen snel te verbeteren of als ideeën op een andere manier (moeten) worden opgepakt signaleren we dat in het voortraject en zorgen ervoor dat dat ook gebeurt. Daarnaast willen we in de planfase nog attenter zijn in het signaleren van mogelijk te combineren initiatieven.
Haalbaarheidsfase
Als het even kan werken we in integrale sessies met strakke checklist volgens de ‘Wat kan wél’-insteek. Het hele haalbaarheidsteam bij elkaar, samen verrijken we de plannen en zoeken we naar wat nodig is om ze haalbaar te maken.
We breiden de tijd voor de check uit naar 5 weken.
In het e-formulier voor het indienen van een plan scherpen we de vragen over gebruik, locatie en afmetingen aan, zodat er minder navraag moet worden gedaan tijdens de haalbaarheidscheck.
De gebiedsverbinder moet nadrukkelijk de opmerkingen vanuit het overleg met de wijkraden inbrengen.
Communicatie naar plannenmakers monitoren we op duidelijkheid en tijdigheid.
Stemfase
We breiden de groep stemmers uit naar 16 jaar en ouder (ca. 900 euro extra aan verzendkosten stemcodes).
Gezien het feit dat we met dit experiment niet 1, maar 4 wijken bedienen, stellen we voor om bij de einduitslag eerst per wijk het idee met de meeste aantal stemmen te honoreren, en daarna de plannen in volgorde van uitgebrachte stemmen.
We bezorgen de stemkaarten dichter op de feitelijke stemperiode, bij voorkeur als de stemsite al ‘open’ staat en als mensen dus al direct kunnen stemmen en de kaart niet hoeven te bewaren.
Uitvoeringsfase
We zullen uitvoerende ambtenaren, die niet bij voorgaande fasen betrokken zijn, beter faciliteren. Enerzijds door de resultaten van de haalbaarheidsfase zo te formuleren, dat er voor de realisatie geen basale discussies meer nodig zijn om tot de uitvoering over te kunnen gaan. Anderzijds door deze collega’s beter te informeren over de insteek van de gewenste werkwijze bij Schalkwijk aan Zet (de ‘Wat kan wél’-insteek).’
Wat zijn je ervaringen met OpenStad? Hoe zou je dat aanraden aan anderen?
‘OpenStad heeft zich uitstekend bewezen. Makkelijk te hanteren voor de webmasters/functioneel beheerders/webredacteuren’ en makkelijk te gebruiken door de bewoners. We raden OpenStad echt zeer aan.
Enige echte nadeel komt om de hoek als je bewoners een individuele stemcode voor eenmalig gebruik wilt geven. Gemeenten beschikken niet standaard over mailadressen en mobiele nummers van inwoners. Gevolg is dat een persoonlijke code per post moet worden verstuurd. Dat levert allerlei problemen op: van de leesbaarheid tot het taalgebruik, maar ook tot hoge (porto)kosten, kwijtraken van een brief tot en met het bewust weggooien van de envelop, ‘…omdat het van de gemeente komt’.
Dit is natuurlijk geen probleem van OpenStad zelf, maar wel een afgeleide van het feit dat we mensen één echte stem willen geven, maar ze hierin niet op andere manieren dan een persoonlijke brief kunnen faciliteren.’
Waar zouden andere projectleiders op moeten letten als zij aan de slag gaan met een dergelijk verregaand participatietraject?
- ‘De relatie schaalgrootte van de wijk tot de thema’s: in feite bestaat Schalkwijk geografisch uit 4 verschillende wijken. Sympathieke kleinere plannen voor bijvoorbeeld het verfraaien van een pleintje zijn vooral interessant voor de direct omwonenden. Mensen in een andere wijk dan waarin het pleintje ligt zullen daar niet zo snel op stemmen. Om de simpele reden dat ze het niet kennen en daar ook nooit langs komen. Voor andere thema’s kan dat heel anders liggen, maar je moet het wel van tevoren realiseren.
- Het opbouwen van een netwerk in de buurt! Dit is essentieel!
- Het ondersteunen van mensen om van hun idee een uitvoerbaar plan te maken.
- De nazorg: zowel van de ‘winnende’ plannen als van de niet-gekozen plannen. Er wordt bijzonder sympathiek tegen een project als dit aangekeken, maar als je erg je best doet om je plan onder de aandacht te brengen en je wordt niet gekozen, dan kan de teleurstelling groot zijn.
- De samenstelling en beschikbaarheid van je haalbaarheidsteam: er moet echt in korte tijd een stevige beslissing worden genomen. Collega’s moeten daar echt tijd, zin en mandaat voor hebben om niet in de uitvoeringsfase opnieuw discussies over een gekozen plan te krijgen.
- Een project als dit gaat over zoveel meer dan alleen maar zeggenschap geven aan bewoners. Het gaat ook over een andere manier van werken voor ambtenaren, over flexibel kunnen omgaan met contracten met uitvoeringsinstanties, over trends ophalen in een buurt en daar iets mee doen, over verwachtingen wekken bij bewoners over echte zeggenschap over hun directe woonomgeving. Tegelijk investeer je als gemeente in echte contacten, op wijkniveau. Dat moet je kunnen continueren, ook na het project.’
Wat zijn jouw do’s en don’ts bij een dergelijk digitaal participatietraject?
‘Een laatste tip, een open deur eigenlijk: gebruikmaken van een digitale tool kan niet zonder een intensieve niet-digitale inspanning. Een website neerzetten is niet moeilijk. Maar het embedden van die tool in een aanpak die mensen echt bereikt en serieus neemt is een ander verhaal.’
Bronnen:
[1]: https://www.haarlemsweekblad.nl/lokaal/maatschappelijk/750432/tweede-editie-schalkwijk-aan-zet-gaat-van-start
[2]: https://schalkwijkaanzet.nl/
[3]: https://www.nhnieuws.nl/nieuws/278013/uitslag-schalkwijk-aan-zet-fruitbomen-kinderkrant-en-een-schoon-park
[4]: https://indebuurt.nl/haarlem/gemeente/schalkwijk-aan-zet-deze-11-plannen-maken-schalkwijk-mooier-gezelliger-en-veiliger~102535/
[5]: https://www.haarlemsweekblad.nl/lokaal/maatschappelijk/679878/winnende-ideeen-schalkwijk-aan-zet-volop-in-uitvoering-van-scha
[6]: https://lokale-democratie.nl/groups/view/98d890f9-3148-428d-97ce-b33ef51fed8d/digitale-participatie/blog/view/5494ce1d-d5b2-4856-8ffe-e1b0ec40e4c2/van-nee-want-naar-ja-mits-met-burgerbegroting-in-haarlem
[7]: https://schalkwijkaanzet.nl/toegankelijkheid
Bronnen beeldmateriaal:
– https://haarlem.nieuws.nl/nieuws/67544/tweede-editie-schalkwijk-aan-zet-van-start/
– https://www.wijkraadmolenwijk.nl/schalkwijk-aan-zet-3/
– https://www.pexels.com/nl-nl/
– https://youtu.be/JTs5OzQloWc